Tareas a realizar Outsourcing Gestión Documental

Recepción y radicación de correspondencias

• Consiste en recepcionar, clasificar y radicar la correspondencia recibida tanto interna como externa y las facturas; aplicando las políticas y procedimientos establecidos.
• Verificar que los registros estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia del interesado. Para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.
• Asignar un número consecutivo a los registros, dejando constancia de la fecha y hora de recibo, así mismo generar un registro impreso de planillas de radicación y control.
• Controlar el cumplimiento de requisitos de los registros recibidos, descritos en los instructivos establecidos por el interesado.

Correspondencia y mensajería Outsourcing Gestión Documental

Distribución de correspondencia

• La Distribución se relaciona con el flujo de los registros al interior de la Organización. El tiempo establecido para distribuir los registros es establecido por el interesado.
• Identificar las dependencias competentes a las que se distribuirán los registros.
• Generar un reporte de control de entrega de los registros.

Mensajería

• Consiste en recepcionar y ejecutar las solicitudes de servicios de Mensajería Zonal, realizadas por los usuarios del interesado.
• Garantizar que las solicitudes de servicios sean ejecutadas, aplicando las políticas y procedimientos establecidos por el interesado.

Características Outsourcing Gestión Documental

Préstamo y conservación de registros

• Consiste en garantizar el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo de acuerdo a las políticas del interesado.
• Atender los requerimientos y solicitudes de préstamo de manera eficaz y eficiente, según los tiempos establecidos en las políticas del interesado.
• El préstamo de los registros se debe facilitar a los usuarios con los controles correspondientes, aplicando las condiciones de acceso definidas en las políticas del interesado.
• Garantizar que la información o registros se encuentren disponibles cuando lo requieren los usuarios y así mismo proteger la información de ser consultada sin autorización.
• Aplicar medidas preventivas o correctivas para garantizar la integridad física y funcional de los registros del archivo.

Manejo de la información Outsourcing Gestión Documental

Transferencia de documentos

• Recepcionar y organizar diariamente la información generada por cada dependencia para ser conservada en el archivo y para el posterior préstamo a los usuarios.
• Aplicar normas sobre localización y transferencia de registros.
• Realizar capacitación al personal del interesado en el manejo del archivo y en el sistema de organización técnica de los registros.
• Actualizar constantemente al personal de la Organización, sobre la normatividad archivística vigente regida por el Archivo General de la Nación y demás entes.

Correo cerfitifacado

• Consiste en recepcionar y ejecutar las solicitudes de servicios de Correo Nacional, realizadas por los usuarios del interesado.
• Garantizar que las solicitudes de servicios sean ejecutadas, aplicando las políticas y procedimientos establecidos por el interesado.